¿Cómo obtener patrocinadores para mi evento?

Ahora que has decidido crecer tu comunidad y aportar tu esfuerzo y trabajo para el desarrollo de los tuyos, seguramente te estas preguntando, ¿de donde rayos voy a obtener los recursos para cubrir los costos?

No te preocupes todos hemos estado en esta situación y normalmente nuestra respuesta es “obtener patrocinadores” pero mucho ojo … obtener patrocinadores es más fácil decirlo que hacerlo y aún más complejo ¡mantenerlos!.

Al acercarte a una empresas debes aceptar el compromiso y la responsabilidad de cuidar a este patrocinador no solo por respeto a tu nombre, si no también por el bien de tu comunidad. Si algo sale mal, puedes perder la confianza de este patrocinador y afectar al resto de tu comunidad.

He preparado una serie de post que espero te ayuden a estructurar tu propia metodología para obtener y mantener patrocinadores para tu evento o inicitiava.

Lo primero que te recomiendo hacer es:

Establece un Presupuesto.

Tranquilo(a) no es ninguna ciencia matematica. Puedes comenzar haciendo una lluvia de ideas de los gastos que tendras durante el evento y agregarlas a un documento en excel. Comienza haciendote estas preguntas:

  • Formato de Presupuesto de Eventos¿Cuantos días dura el evento?
  • ¿Cuantos participantes totales tendremos?
  • ¿Traeremos conferencistas internacionales?
  • ¿Cuántos tiempos de comida debo considerar?
  • ¿Necesito tener listo algún material? (Banners, Post-Its, papelografos, marcadores)
  • ¿Pueden los participantes aportar algo sin que se ponga en juego la calidad del evento? (Regletas, sus propias PC, agua)

Aquí te dejo un formato que puede servirte para comenzar tu presupuesto. Es una idea inicial así que sientete libre de agregarle, quitarle o modificale celdas.

¡Excelente! ahora ya tienes una idea de cuanto costará tu evento. Asegurate de ser muy responsable ya que los patrocinadores notan cuando quieres pasarte de listo.

Sponsors Pipeline

El siguiente paso es una lluvia de ideas de empresas en tu zona que apoyan temas relacionados a tu evento. Has una lista de patrociadores (sponsors pipeline). Averigua si tienen programas que busquen promover el objetivo de tu evento. Pidele a un amigo que te presente con el encargado o escribeles y llamalos para presentarte directamente. Trata de que una o dos personas máximo sean los puntos de contacto. Esto promoveerá el orden y permitirá desarrollar una buena relación con ellos.

Formato Board Patrocinio
Formato Board Patrocinio

Puedes gestionar tus patrocinadores creando una copia de este board en trello.  No olvides ser constante y transparente para lograr obtener patrocinadores para tu evento.

¿Te gustaría leer sobre como establecer niveles de patrocinio? o ¿cómo redactar el reporte final para tus patrocinadores? Comenta en la sección de abajo.

Si te gustó este artículo, nos puedes ayudar a compartirlo para que otras personas lo vean. ¿Tienes otros? ¿los aplicaste y quieres compartir tu experiencia? Comenta en la sección de abajo o escribime a @silvinaareli.

 

Cómo compartir el calendario de la comunidad

Uno de los objetivos que tenemos como comunidad de emprendimiento es promover todo tipo de eventos que fomenten el aprendizaje o networking, para muchas personas es complicado enterarse de estos eventos por lo cual hemos creado un calendario unificado donde todos los eventos de la comunidad de emprendimiento en Honduras se ven reflejados.

Este post tiene como objetivo enseñarte de que maneras puedes ayudar a la comunidad compartiendo el calendario en tu website o blog.

Si deseas agregar tus eventos al calendario de la comunidad o ser curador, envíame un correo a cristian@startupreef.co

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Cómo conectar el calendario de la comunidad con tu Facebook Fan Page

Si estás leyendo este tutorial, seguramente eres organizador de eventos en la comunidad de emprendimiento en Honduras. Este tutorial tiene como objetivo enseñarte a automatizar tu página de Facebook con el calendario de la comunidad para que se agreguen automáticamente. Para eso usaremos Zapier.

**Si utilizas Eventbrite, al crear tu evento compartelo a tu página de Facebook y obtendrás los mismos resultados.

Antes de iniciar necesitas tener permisos para agregar eventos al calendario de la comunidad, si aún no los tienes y deseas registrar tus eventos envíame un correo a cristian@startupreef.co

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5 Tips para impactar con tu pitch

“La mayoría de los Startups fracasan, no por que no puedan construir un producto, si no por que no logran conseguir cliente.”

Esta frase la leí en el libro: Traction de Gabriel Weinberg y Justin Mares. Luego de escuchar a muchos emprendedores hacer sus pitches, entendí lo importante que es saber explicar tres preguntas sencillas: a) ¿por qué estamos construyendo nuestra empresa?, b) ¿cómo la estamos construyendo? y c) ¿qué es lo que construimos?. En muchas ocasiones el problema es que no logramos explicar bien lo que hacemos y fallamos en conectar con nuestra audiencia.

Con esto en mente he identificado cinco tips que te ayudarán a hacer un pitch con el que podrás conectar con tus potenciales clientes e inversionistas ya sea que estés en un concurso, en una reunión o en una conferencia.

*Tip General: Conoce a tu audiencia. En su libro “Loco por emprender”, Linda Rottenberg, hace referencia al arte de … Stalkear. Así es. ¿Recuerdas como te diste a la tarea de averiguar quien es aquella chava que entro a recibir el taller con vos en el evento pasado? Bien, todos sabemos que ya stalkeamos a las personas de nuestro interés en internet. Por esto te invito a que aplique la misma dedicación de averiguar quien será tu publico en ese concurso, conferencia o reunión. Averigua cuantas personas estarán presentes, cuales son sus intereses, por que llegaron allí, qué edades tienen, entre otros. Esto te ayudara a identificar las experiencias que tienen en común y lograras conectar con ellos más rápidamente. Ahora si … los tips:

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How to Organize a Successful Startup Weekend in 7 Steps

Organizing a Startup Weekend is AMAZING, you get to know new friends, help the community and the satisfaction of reaping the results of hard work for months. From my experience I can tell you one thing:

“Organizing a Startup Weekend is like having your own Startup”

  • You need to raise money.
  • You have to sell your product to users.
  • You have to recruit a good organizing team, mentors and staff.
  • You need to manage the brand, social media and finances.
  • You need to do pretty much a lot of everything.

If organizing a Startup Weekend is like having a Startup, there should be a framework for creating one. So I present you The 7 Steps to create a successful Startup Weekend.

1.Ask For Advice. It’s posible that this isn’t the first Startup Weekend in your city, so that means that you can reach previous organizers for advice. The things you must ask in your first meeting are related to your local ecosystem. So ask for tips on local sponsors, strategies on how to get participants. If you want to help the community, ask them to give you access to the social media accounts so both benefit from the movement of one account.

As a new organizer you are now part of the global community, so you should also ask for advice to organizers around the world, using the organizers Facebook group is a good start.

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