¿Cómo tener reuniones que valgan la pena?

Reuniones … a todos nos ha pasado mas de alguna vez (si no es que todos los días), vemos en nuestras agendas espacios repletos de reuniones. Reunion con el diseñador por la mañana, reunión con los inversionistas al almuerzo, reunión con el cartero pasadas las 4. En fin … tenemos nuestras agendas tan llenas de estos eventos que vale la pena preguntarse … ¿estoy realmente siendo productiva con mi tiempo? o ¿se están convirtiendo en la típica conferencia donde agarras tu libreta de apuntes y empezás a dibujar lineas y garabatos sin sentido?

Con el tiempo he aprendido la importancia de tener reuniones que realmente generen valor. Recuerda que no solo es tu tiempo el que inviertes sino también el de alguien mas… que seguramente tiene una familia, tareas pendientes y una vida por atender.

Así que aquí les dejo mis 5 prácticas favoritas, inspiradas por google y otro par más, para tener reuniones que valen la pena:

1) Identifica el objetivo de la reunión.
Ten muy claro para que necesitas reunirte. ¿Quienes realmente deben estar presente? ¿necesitamos reunirnos en físico o puede ser virtual? ¿puedo llegar a mi objetivo enviando un correo, un mensaje o haciendo una llamada?
Si bien el calor humano es importante, es más importante aún lograr que este objetivo se cumpla.

2) Agendalo
Anotálo con reminders e invita a todas las personas involucradas. Google Calendar y iCalendar son muy buenas herramientas para programar alarmas e invitar a las personas con las que debes reunirte.

3) Ten claro los puntos a tratar
En base a los objetivos que tienes, escri

be una lista de unos tres temas que quieres tocar. Así tendrás una guía del ritmo que debes seguir.

4) Identifica los puntos de acción
Una vez que hayas tocado los puntos en tu lista, busca identifica cuáles son los siguientes pasos a seguir y asigna responsables. Puede ser elaborar un reporte, agendar una reunión con un cliente, cambiar el diseño de una campaña, en fin. Todos los involucrados deben estar claros en cual es el siguiente paso a tomar y cuales son las responsabilidades de cada uno.

 

5) Da seguimiento.
En lo personal me funciona anotar los puntos de acción con sus fechas a realizar y los responsables. Puedes utilizar un calendario, una agenda o una herramienta como Trello.com

Ahora si, a hacer que nuestras reuniones valgan la pena. Si tienes otras buenas prácticas y quieres compartirlas, escríbelas en los comentarios. 😘

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